Carta de justificación:

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente culpable por los errores expresados por el reclamante.

Esta carta debe convencer la cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

Esquema:

• Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.
• Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.
• Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.
• Expresiones amables que mejoren las resoluciones.

Carta de explicación:

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia.

Para ello requieren contar  con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. Pero, a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amarradas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido.

(Aquí el cliente tiene la razón).

Esquema:

• Aceptación de la queja.
• Explicación del error cometido.
• Proposición de arreglo inmediato.
• Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

Carta de reclamación:

Correspondencia de ajuste

Las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia en una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que se realizan entre si, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarreen el quiebre de las relaciones, con gran prejuicio para el desenvolvimiento de sus actividades.

Carta de reclamación

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando él considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.

Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

Esquema: 

• Referencia al pedido.
• Detalle de la recepción.
• Fundamento de la queja.
• Propuesta de arreglo.

Carta de demanda:

Esta comunicación se extiende cuando están agotadas las posibilidades de cobro por vía normal.

Es evidente que el envío a cobranza judicial de una deuda requiere entablar una demanda que entra, que significa el término de las relaciones comerciales.

Esquema

• Referencia a las cartas de cobranzas anteriores.
• Señalar la inferencia en responder las cartas enviadas.
• Comunicar el envío de los antecedentes al departamento jurídico de las empresas para efectuar la cobranza judicial.

Cobranza enérgica:

Esta comunicación cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.

Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.

Esquema:

• Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
• Dejar constancia de la descortesía en no dar respuesta en las cartas de cobro.
• Dar un corto plazo de cancelación.
• Amenazar con envío a cobranza judicial.

Invocatoria de cobranza:

Invocatoria de cobranza

Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y esta no ha sido cancelada es el momento de enviar la carta invocatoria de cobranza.

Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual para sus pagos.

Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las que sigue será redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso.

Esquema:

• Denota sorpresa por la deuda impaga.
• Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.
• Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente el cese de despachos de pedidos pendientes a factura.

Aviso de vencimiento:

Correspondencia de cobranza:

La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino y conocimiento del deudor para aplicar en cada  oportunidad las medidas convenientes.

En algunos casos, bastara con una simple y atenta carta de aviso, pero en otros, será imperioso el premio enérgico.

Debe considerarse que la cobranza es siempre molesta, por tanto es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sean necesario enviar.

Aviso de vencimiento

Se caracteriza por la sutileza del texto.

Prácticamente, solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.

Normalmente, se confecciona en formularios.

Esquema:

• Comunicar fecha de vencimiento y el monto del compromiso por pagar.
• Señalar la institución bancaria o comercial con su dirección.
  

Concesión de crédito:

Cuando el departamento de crédito recibe una carta de solicitud de crédito debe, ser  inmediato, verificar los antecedentes que en  ella se señala consultando, además los informes del solicitantes y su capital a los bancos que correspondan y las tiendas comerciales indicadas.

También es posible realizar esta gestión a través de oficinas especializadas en informes comerciales.  Ejemplo: Equifax (DICOM).

Si comprobados los antecedentes y ratificado el capital del solicitante, la empresa decide otorgar el crédito, es necesario que esta determinación se comunique por escrito.

 Esquema:

• Informar sobre el crédito otorgado monto, plazo e intereses.
• Indicar condiciones o garantías tales como: letras  y pagarés , que debe cumplir el solicitante para hacer uso del crédito otorgado.

Solicitud de crédito:

Correspondencia de crédito

Crédito:

El crédito es la operación de compra-venta por la cual el vendedor  entrega bienes o servicios recibiendo solo a cambio una promesa de pago.

El crédito es la palanca fundamental de los negocios. Son muy escasos las operaciones mercantiles, tanto nacionales como extranjeras, en que no juegue un rol preponderante.

Solicitud de crédito:

Es la comunicación con la que las persona, natural o jurídica, solicitan el otorgamiento de un crédito que puede ser en dinero efectivo o en bienes o servicios.

Esta forma de petición debe ser expresiva. Es de gran importancia que el remitente logre fijar en el receptor una clara  imagen de la situación, por la cual atraviesa, destacando las perspectivas económicas y sociales que se abrirán en su actividad con el otorgamiento del crédito. Deberá, así mismo insinuar que no será difícil el servicio de la deuda dentro de los plazos que se otorguen.

Esquema:

• Fundamentar la petición de crédito.
• Señalar los antecedentes de peticionario (actividad, capital, informes comerciales, bancarios, etc.)
• Indicar con claridad el crédito que se requiere, forma de utilizarlo, plazo para su reintegración y modalidad de pago.

Denegación de prórroga:

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural de solicitud al ser denegada su petición.

Esquema:

• Alude a la carta de solicitud de prórroga.
• Acepta argumentos del deudor.
• Señala impedimento para conceder la prórroga.
• Saluda invocando comprensión.

Concesión de prórroga:

Esta carta se envía cuando el acreedor esta convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga considerando que son valederas y que el está en condiciones de modificar sus cálculos financieros.

Esquema:

• Se aceptan las razones expresadas por el deudor.
• Concesión de la prórroga, especificado plazo, fecha, monto del documento, intermediaria, etc.
• Expresión de mesurada buena voluntad.

Solicitud de prorroga:

Correspondencia de prorroga:

Frecuentemente, en la vida de los negocios, se produce el hecho de que un empresario se da cuenta anticipadamente que no podrá cancela una deuda en forma oportuna.

Con el fin de no perjudicar sus buenos informes comerciales, que son de gran utilidad para la obtención de crédito, recurre a la solicitud de prórroga, lo que da origen a este tipo de correspondencia.

Solicitud de prorroga:

Esquema:

• Precisar situación económica que se atraviesa.
• Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda.
• Agradecer anticipadamente el servicio.